L'archivage en 10 questions

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^{L’archivage à l’ENSP en dix questions
Quelques conseils aux services de l’ENSP pour archiver
Comment trier un fonds d’enseignant / de paysagiste
Conseils aux utilisateurs des archives de l’ENSP}

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L’archivage à l’ENSP en dix questions

^{Version du 12 octobre}

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Ce document s’adresse à tous ceux qui veulent ou doivent déposer des archives à l’ENSP. Il résume d’abord les réponses à dix questions posées par l’archivage, puis précise des conseils à trois catégories de personnes :

– le personnel de l’ENSP
– les paysagistes et les enseignants de l’ENSP.
– les utilisateurs des archives

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1. Que sont les archives  ?

C’est l’ « Ensemble de documents, numériques ou non, produits ou reçus par une personne physique ou morale, publique ou privée dans l’exercice de son activité »¹ et qui a vocation à être conservé pour des raisons d’intérêt public (besoins de la gestion et de la justification des droits, recherche historique, …). Cela comprend les documents papier (manuscrit, plans, cartes, dessins,…), les données électroniques (documents bureautiques, applications informatiques,…), documents photographiques (diapo, tirage, plaque de verre,…), les maquettes et panneaux.

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2. Que sont les archives publiques ?

Tout document produit ou reçu par un établissement public (l’ENSP) doit, légalement, être conservé. Un établissement public national relève des Archives nationales. Les archives de l’ENSP sont conservées aux Archives départementales des Yvelines (ADY) par dérogation au régime général.

Au terme de son utilité (administrative, pédagogique …), le document doit être soit versé dans un dépôt d’archives public (défini par le code du patrimoine), soit éliminé selon les textes législatifs et réglementaires en vigueur (au bout de 5, 10, 50, 100 ans).

A contrario, les archives privées sont l’ensemble des documents qui n’entrent pas dans la définition d’archives publiques. Un fonds d’agence de paysagiste par exemple n’est pas soumis aux règles publiques. En revanche, les archives privées peuvent entrer dans un service d’archives public (comme les ADY) par don, legs, achat ou préemption en vente publique. Cas des archives de J. Sgard, préalablement inventoriées.

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3. Qu’est-ce qu’un fonds d’archives ?

C’est l’ensemble des documents de toute nature qu’une personne physique ou morale a produit ou reçu durant son activité. Tout document appartient à un fonds et doit rester classé dans ce fonds. À la différence d’une bibliothèque ou d’un service de documentation. Exemple : le fonds André déposé aux ADY ou le fonds de P. Dauvergne déposé aux archives de l’ENSP (salle 5).

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4. Dépôt, versement : quelles différences ?

Un versement d’archives est un transfert de dossiers publics à un service d’archives par un même service administratif en une seule fois à une date donnée (La Mémoire en poche, ADY, p. 23). On parle aussi de versements lorsqu’il existe un service d’archives constitué au sein d’un établissement et les services administratifs de ce dernier.

Un dépôt d’archives est réservé aux documents entrants dans un service public d’archives et reste la propriété du déposant.

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5. Qui peut (ou doit) déposer des documents au service d’archives de l’ENSP ?

– Obligatoire : Tout membre du personnel de l’ENSP qui produit et reçoit des documents d’intérêt général dans l’exercice de son activité, quand leur utilité cesse.

– Facultatif : Tout ancien élève de l’ENSP ou de la section du paysage et de l’art des jardins de l’ENSH, au titre de son activité de paysagiste

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6. Quelles règles le versement doit-il respecter ?

– Il ne comporte que des documents, papier ou numériques, produits ou reçus en relation avec les activités d’administration, d’enseignement et de recherche propres aux différents services de l‘ENSP. Les documents, conditionnés dans des cartons, sont décrits dans un bordereau de versement (fichier Excel).

– Tout autre document produit hors de l’ENSP (ouvrages, revues, articles de revues, études, recherches …) aura vocation à être dirigé vers la documentation de l’ENSP, à y être intégré ou à être éliminé s’il existe déjà. Sauf s’il fait partie intégrante de la documentation pédagogique qui a été nécessaire à l’enseignant.

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7. Où est localisé le service d’archives de l’ENSP ?

Dans sept salles du sous-sol du bâtiment Le Normand :

– 1 Le fonds d’ouvrages anciens (ENSH/ENSP)
– 2 Les fonds anciens et la réserve des revues, mémoires de DPLG et d’ateliers pédagogiques régionaux dépendant du centre de documentation
– 3 et 4 : Les archives administratives et financières (en cours)
– 5 La réserve des ouvrages et études du centre de documentation
– 6-7 Les archives pédagogiques et de la recherche

D’autres lieux (la Figuerie, les bureaux des enseignants, les secrétariats …) contiennent également des archives en attente de dépôt.

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8. Comment consulter les archives ?

– L’ensemble des archives de la Section du paysage et de l’art des jardins de l’ENH, celles de l’ENSH et quelques fonds de paysagistes sont localisées aux ADY, et consultables par tous (contacter Anthony Rigault). Notamment les Fonds Edouard et René-Edouard André, le fonds Jean Challet, le fonds Jean Camand, les fonds d’anciens élèves.

– Les archives administratives, pédagogiques et de recherche de l’ENSP et du CNERP sont localisées principalement aux services d’archives et de documentation de l’ENSP (cf. 7). Leur inventaire est en cours par V. Fernandes. Mais la consultation publique n’est pas encore possible, sauf cas particulier. Elle devrait le devenir.

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9. Que deviennent les archives conservées par l’ENSP ?

– Les archives administratives, comptables, pédagogiques et de recherche sont régulièrement recollées (inventoriées) sur un tableau Excel et conservées dans les salles d’archives appropriées (3, 4, 6, 7). Cas des fonds Rumelhart et Bouillon (en cours) ou des archives des secrétariats d’enseignements ou des services généraux.

– Les fonds d’enseignants sont triés (s’ils ne l’ont pas été) et les documents répartis entre les archives pédagogiques et de recherche d’une part (pour inventaire et classement), et le service de documentation pour intégration ou élimination. Si le fonds présente une cohérence pédagogique originale, il restera complet dans les archives pédagogiques. Ex : le fonds Fleury partiellement localisé à la documentation (1er cas) ou (2ème cas) le fonds Rumelhart (localisé en totalité aux archives pédagogiques).

– Les fonds de paysagiste sont recollés et conservés à l’ENSP en vue de leur transfert à terme aux ADY. Cas du fonds Provost en cours ou du fonds Corajoud

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10. Quelles perspectives de développement pour le service des archives de l’ENSP ?

– La réunion de la plupart des archives de l’école dans les sept salles du bâtiment Le Normand et l’étiquetage des portes. L’aménagement des salles devra respecter des conditions de conservation satisfaisantes (T° et H° notamment).
– Le nettoyage complet et la sécurisation des sept salles après évacuation des pilons.
– La fin du récolement des archives pédagogiques et de recherche.
– Le don, l’intégration aux fonds anciens ou la destruction du reliquat d’archives de l’ENSH (revues anciennes).
– Le tri, récolement et classement des archives d’enseignants (Dauvergne, Bouillon, Rumelhart, Donadieu).
– Le stockage des dépôts en attente d’inventaires.
– La valorisation des archives existantes par des expositions (avec les ADY) et des publications sur Topia. Le prochain chapitre de Histoire et Mémoire sera consacré au CNERP.

^{P. Donadieu, 12 octobre 2018
Texte revu par A. Rigault (ADY)}

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Quelques conseils aux services de l’ENSP pour archiver

Compléments de L’archivage en 10 questions

^{Version du 12 octobre}

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1. Pourquoi archiver ?

Quand un document produit ou reçu dans le cadre de l’ENSP n’est plus utile au service, il doit être déposé, systématiquement, aux archives de l’école (voir L’archivage en 10 questions).

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2. Quoi archiver ?

Tout document, quelle que soit sa nature, qui n’a plus d’utilité dans la salle où il est exploité.

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3. Quelles règles de dépôt ?

Tous les dépôts de documents doivent être identifiés par une date (ex : 2001 ou bien 2001-2004), et si possible le nom d’un producteur d’archives. Ces documents doivent être classés par ordre chronologique et thématique et, lorsque cela est possible, dans des dossiers d’archives. Les documents numériques doivent suivre les mêmes règles en étant déposés dans des mémoires « CLOUD ».

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4. Quand effectuer un dépôt ?

À tout moment de l’année, de manière régulière si possible (sans attendre l’encombrement)

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5. A qui s’adresser ?

À Véronique Fernandes, bâtiment Le Nôtre, responsable du service d’archives de l’ENSP

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6. Qui décide de l’archivage ?

Toute personne qui a la responsabilité d’un service de l’ENSP

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7. Où sont les archives de l’ENSP ?

Dans les salles du sous-sol du bâtiment Le Normand

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8. Peut-on accéder aux archives déposées ?

Oui, en le demandant à V. Fernandes, notamment si on y a déposé quelque chose. Le public n’est pas encore admis. Les chercheurs peuvent l’être, car le prêt n’est pas envisagé, mais risque d’inconfort …

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9. Que deviennent les archives déposées ?

Elles sont inventoriées élément par élément (boite par boite) dans un tableau excel et localisées sur les étagères des salles d’archives d’une part (salles 1, 3, 4, 6, 7), et dans les salles partagées avec le centre de documentation (salle 2 et 5) et, pour une partie, versées au centre de documentation du bâtiment Saint-Louis, d’autre part.

Certains fonds (de paysagistes ou d’enseignants notamment) ont vocation à être versés ultérieurement aux ADY.

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10. Que faut-il éviter ?

– De déposer des archives non triées et non classées (surcroit de travail pour l’archiviste).

– D’oublier d’archiver trop longtemps (encombrement garanti).

– De ne pas consulter V. Fernandes en cas de problème de tri et de classement.

^{V. Fernandes et P. Donadieu, 10 octobre 2018}

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Comment trier un fonds d’enseignant/de paysagiste ?

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^{Version du 12 octobre 2018}

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Le fonds peut être trié avant ou après dépôt dans le service des archives de l’ENSP. Il ne peut être démembré ensuite dans le recollement. Toutefois, la localisation géographique peut être différente entre les archives pédagogiques et de recherche (salle 6 et 7) et le centre de documentation et ses réserves.

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Etape 1 : Trier

– En éliminant tout document qui n’a pas été produit dans le cadre de l’ENSP et que l’on peut trouver dans d’autres services de documentation (exemple : les revues, les livres), sauf s’ils ont un rapport direct avec les thèmes abordés dans la recherche historique et la formation des paysagistes (exemple : certains tirés à part de revues).

– En retenant tous ceux qui ont été produits ou reçus dans le cadre de l’ENSP sauf s’ils sont en de multiples exemplaires ou s’ils existent dans d’autres services documentaires (revues, TAP).

On veillera à ne pas éliminer les documents qui ont servi directement à élaborer l’enseignement ou les articles ou rapports de recherche s’y rapportant.

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Etape 2 : Séparer les documents retenus en deux catégories

– Ceux qui seront inventoriés et mis à la disposition du public par la documentation de l’école. Certains seront éliminés s’ils sont en plus de deux exemplaires.

– Ceux qui seront inventoriés et mis à disposition des chercheurs par les services des archives dans la rubrique archives pédagogiques et de recherche.

On veillera à ne pas séparer les documents qui ont servi directement à élaborer l’enseignement ou les articles ou rapports de recherche en les conservant dans « Archives pédagogiques et de recherches »

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Etape 3 : Classer les documents dans chaque catégorie par ordre chronologique (pour être consultés plus facilement)

En veillant à ce que le nom du ou des auteurs soit indiqué sur le document.

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Etape 4 : Déposer le fonds trié (inventorié ou non) dans l’une des sept salles du services des archives.

Selon les indications de V. Fernandez qui se chargera du recollement.

^{P. Donadieu 12 octobre 2018}

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Conseils aux utilisateurs des archives de l’ENSP

^{P. Donadieu 13 octobre 2018}

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1 – Où sont les archives et que contiennent-elles ?
– Aux archives départementales des Yvelines à Saint-Quentin-en-Yvelines. Elles contiennent les archives de l’ENSH depuis 1874 dont celles de la section du paysage de l’ENSH de 1946 à 1974, et des dépôts de fonds de paysagistes des deux derniers siècles (les André, Jean Camand …)

– À l’ENSP au Potager du roi à Versailles. Elles contiennent les fonds anciens transmis par l’ENSH (ouvrages, revues de 1800 à 1970), les archives administratives, financières, pédagogiques et de recherche de l’ENSP (après 1974), et quelques fonds de paysagistes (M. et C. Corajoud, A. Provost, P. Dauvergne) ou d’enseignants non paysagistes (Rumelhart, Bouillon, Donadieu).

S’y ajoute le fonds documentaire de l’ENSP (ouvrages, études et revues après 1950).

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2 – Quelles sont les conditions d’accès au public ?

– Les archives départementales des Yvelines sont accessibles au public aux heures ouvrables (consultez Anthony Rigault).

– Le centre de documentation de l’ENSP est accessible au public aux heures ouvrables (consulter Isabelle Sauvé).

– Le service d’archives de l’ENSP n’est pas encore accessible au public, sauf consultation de Chiara Santini pour les fonds anciens et V. Fernandes pour les fonds contemporains.

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3 – Comment sont gérées les archives ?
Par V. Fernandes avec un tableau de gestion qui précise les procédures de conservation, de tri et d’élimination.

Après tri, les archives déposées sont inventoriées (recollées) sur un tableau Excel, boite par boite, numérotées et installées sur des étagères elles-mêmes porteuses de numéros. Les contenus sont décrits succinctement (nature, années) sur chaque boite.

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4 – Comment consulter les archives de l’ENSP ?

Il est nécessaire de savoir avec le plus de précision possible ce que l’on cherche (au moins un nom et des années).

Il est alors possible de retrouver une boite ou un document en interrogeant les bases de données avec des mots clés.

Consulter V. Fernandes qui pourra faire la recherche car la base de données des fonds contemporains n’est pas accessible en ligne, ou C. Santini pour les fonds anciens.

Cette recherche ne sera possible que si le recollement des dépôts a été fait. Au 10 octobre 2018, il est fait en partie pour les fonds anciens, en totalité pour les archives administratives et financières et en partie pour les archives pédagogiques et de recherche. Il commence pour les fonds des enseignants et des paysagistes.